Our Blog / Här publicerar vi tips och trix relaterade till Office-paketet.

Dagens tips kommer i Outlook 2010, en ny funktion som jag vill beskriva lite mer ingående då jag ofta får frågor runt funktionen. (Om du sitter på en äldre version av t.ex Office Home/Small business kanske du helt saknar Outlook och då vill jag gärna tipsa om att Outlook fr.om version 2010 ingår redan i Small Business-sviten.)

Funktionen i fråga kallas för konversationer och det är en funktion som slår samman alla mail inom samma mailkonversation. Vi vet ju alla hur det kan vara, man skickar ett mail, får ett svar, svarar i sin tur på det osv. Sträcker sig sedan konversationen över tid så har man ett mail från Kalle på måndagen, ett till på tisdagen och ytterligare ett på onsdagen. Dels tar en och samma konversation upp mycket plats på skärmen, dels är det krångligt att hitta ett mail när man står inför frågan ”Vad var det nu Pelle mailade mig om någon gång förra veckan?”. Med funktionen konversationer tar konversationen på skärmen bara utrymme som ett enda mail och när jag söker tidigare mail behöver jag bara hitta det senaste så hittar jag enkelt de tidigare. En annan stark fördel är att jag även direkt kan se mina svar på ett mail utan att behöva skutta runt inne i Skickat-mappen.

Konversation fungerar på så vis att alla mail som har samma meddelanderubrik (exkl Re/Fw/Sv osv) buntas samman till en och samma rad.

110829
Så här gör du:
Konversationer är aktiverade per standard i Outlook 2010. Om du har slagit av funktionen så slår du på den igen via fliken Visa och knappen ”Visa som konversationer”. Du kan även gå hit för att aktivera/inaktivera konversationer på vissa mappar.

110829b
Du ser tydligt vilka mail som är konversationer (dvs döljer flera mail) genom dess ikon som består av flera kuvert staplade på varandra (se bild).
Vill jag se alla relaterade mail kopplade till t.ex konversationen ”4 september” så klickar jag på den lilla pilen längst ut till vänster. Nu ser jag alla mail kopplade till denna konversation samt vilka mappar de ligger i, jag ser alltså både mina egna svar (Skickat) samt de mail som ligger i andra mappar (Arbetsgruppen). På detta vis tappar du aldrig bort mail som är kopplade till varandra.


110829d

Konversationer tar ett tag att vänja sig vid, vi är vana att leta efter våra mail, både leta bland gamla mail i inkorgen och leta efter våra svar i skickatmappen. Ge funktionen en vecka så tror jag du kommer gilla den lika mycket som jag gör!

Att tänka på: Konversationer går på meddelanderubriken/ämnesraden i mailet. Det är alltså en ytterst dålig idé att börja sina mail med rubriken ”Hej” eftersom alla svar du då får kommer hamna i samma konversation även om mottagarna är olika. Ange tydligt vad mailet gäller så får du dels en klarare kommunikation med mottagaren och en bättre ordning bland dina mail.

Konversationer är en inställningsfråga som bara gäller på din egen dator. Du kan ha konversationer påslaget och din kollega som du mailar med kan ha funktionen inaktiverad. Ni ser fortfarande samma mail sinseemellan varandra, du ser dom bara på skärmen på ett annorlunda sätt än din kollega gör.

So, what do you think ?